Ufficio Protocollo

La gestione del protocollo è di solito affidata a un apposito ufficio. Esso riceve il materiale documentario del soggetto produttore in uscita e in entrata (sono esclusi i documenti interni) e lo annota nel registro.

La registrazione nel protocollo deve contenere dati certi e non sono accettabili numeri lasciati in bianco, cancellazioni e correzioni: in caso di errori serve la vidimazione.

La registrazione e l’apposizione della segnatura di protocollo sul documento sono operazioni contestuali che devono avvenire secondo precise modalità previste da disposizioni tecniche dedicate.

La registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito dalle pubbliche amministrazioni è effettuata mediante la memorizzazione delle seguenti informazioni:

• numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;
• data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;
• mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile;
• oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
• data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;
• l’impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile.